什么是新闻发布会？
新闻发布会是一公关传播方式：大量的邀请媒体记者、行业KOL，通过记者招待会、以人际沟通和公众传播的方式，将企业信息告知记者，然后由记者以大众传播的方式进一步将企业最新信息告知社会公众，从而增加信息的曝光度。
新闻发布会的优点是，可以一次将信息传递给许多媒体，公平地响应媒体，并且可以利用现场进行图、声、视频、演讲、采访等多种形式演绎，更生动地向媒体传达企业信息，媒体事后撰写文章或发布新闻报道，将大大的有助于提高品牌知名度。
但是举行新闻发布会成本较高、耗费时间和精力。对于常规新闻事件发布，可考虑使用蜘蛛传媒的新闻通稿发布，将企业信息以新闻稿的方式传送给各个相关媒体，高效及时并节约成本。
新闻发布会的类型和方式
新闻发布会的类型主要有一下几点：
1、例行新闻发布会；
2、突发事件新闻发布会；
3、重大活动新闻发布会；
4、公告型新闻发布会；
5、网络新闻发布会
新闻发布会也可以在大规模的市场营销活动、新品发布会、或投资者关系活动中并行举办。
如何准备和举行新闻发布会
一旦新闻发布会的日期确定了，我们需要提前两个月准备。只要可以安排场地，准备工作至少可以在4周内完成，但考虑到产品的生产时间等，最好是在两个月前就开始做准备计划。
下表是涉及新闻发布会的主要事项，以及我们建议的准备时长，当然，具体到不同的发布会，也会有其他的事项需要添加进来。
| 事项 | 责任人/相关人 | 准备时间 |
|---|---|---|
| 准备新闻发布会计划，并申请内部批准 | 8-10周前 | |
| 场地选择及预订 | 8周前 | |
| 确认演讲时间表（会场预览、议程、演讲者时间表确认） | 8周前 | |
| 物料的设计、确认和订购（媒体资料包、多媒体资料、样品、礼品等） | 7周前 | |
| 媒体邀请函，邀约媒体名单确认，开始媒体邀请 | 2-3周前 | |
| 演讲材料的最终确认 | 2周前 | |
| 媒体参与确认 | 一周以前 | |
| 物料交付（媒体资料包、多媒体资料、样品、礼品等） | 一周以前 | |
| 新闻发布会当天 | ||
| 会后跟进 | 2周 |
新闻发布会的策划
在策划新闻发布会时，以下问题可以帮助你设置发布会目标和计划：
- 你想传达什么信息？
- 你希望获得多少曝光？（包括报纸、电视、杂志、网络、社交媒体等，目标媒体数量、目标文章/报道数量）
- 媒体希望在即将发布的信息中获取哪些要点（影响、新颖性、创新、公共/社会、行业影响、紧迫性、季节性因素……）？
- 你想在新闻发布会上向媒体公布哪些关键信息（或关键词）？
新闻发布会会场选择和会场准备
选择新闻发布会的场地非常重要，通常情况是使用酒店的宴会厅、租赁会议室、活动场地空间等，如果公司场地足够，也可以使用自己的场地。要确保场地交通便利，确认是否有停车场、确保入口容易找到，另外还要确认场地内是否有足够的接待处空间、茶歇交流区域、投影展示及演讲区域，是否有衣帽间、指引牌、场地布局是否合适、是否有工作人员提供音响支持等，总之，在选择场地时，我们要方方面面考虑到位。
除上述几点外，我们还需要检查场地的灯光、设备等，例如讲台，投影仪，屏幕，麦克风，音视频设备。如果您不能在会场安排，则需要通过音频设备租赁或活动公司安排。
另外，部分情况下，还需要在会场旁边准备一个招待室、休息室、或记者采访室，大小可容纳40-50人左右，可根据具体情况而定。
如何邀请记者和媒体
新闻发布会最重要的一点是确保邀请媒体的数量。因此，PR（公关人员）需要在新闻发布会召开之前的2-3周内，以下方式与媒体接触。
1）媒体邀请函
一封专业的媒体邀请函可以体现发布会的专业层次，并且可以提高媒体邀约效率，避免反复重复沟通确认发布会细节。在发布标题中，请注明发布会主题，并在引言中描述新闻发布会的背景，接下来，介绍活动的时间和日期、地点（地图）、出席者、演示的内容，媒体联系人（姓名、电话、邮箱等）。
| *******发布会 媒体出席回执 |
|
|---|---|
| 媒体名称 | |
| 出席代表（共____名） | 姓名+职称+电话+邮箱 （请填写每位出席代表的信息） |
| 是否携带拍摄器材 | |
| 是否需要采访 | |
| 是否需要其他资料 | （如选择“是”，请罗列所需资料） |
2）联系各个媒体并分发邀请函
通过电话、微信、邮箱等方式一对一联系媒体记者，并向他们发送媒体邀请函。
当然，媒体邀约的工作，也可以由外部供应商来协助完成，可以节约时间和精力，同时专业的机构如蜘蛛传媒媒体资源更加丰富、媒体沟通更有经验，可以确保新闻发布会的目标达成。
邀请有影响力的人
在新闻发布会前，很多情况下不仅要邀请媒体记者，还要邀请社交媒体影响力者（KOL）、以及优秀的自媒体这。在选择社交媒体KOL和自媒体时时、由于必须选择与公司产品相匹配、并具有在特定领域中有传播能力的影响者。
在做完以上邀请工作后，要及时整理出席反馈，并且阶段性与媒体确认出席情况，如果媒体确认数量在活动日期之前一周内仍未达到目标，应立即应对，进一步宣传邀请函，提醒确认出席的媒体，以确保会议当天的人数更加可控。
联系新闻通稿发布机构
虽然新闻发布会现场会有约定的媒体到场并对新闻进行报道，但现场可覆盖的媒体毕竟有限，通过新闻通稿发布机构进行批量发稿，可以有效补充媒体覆盖面，同时可以放大新闻发布会传播范围和效果。蜘蛛传媒在大陆覆盖1万多家媒体渠道、海外媒体覆盖40多个国家，是企业发布会常用的选择。
新闻发布会上的讲义和物料
以下是新闻发布会当天要分发的标准物料。
媒体工具包
包括：公司简介、提前撰写好的新闻通稿、发布会议程打印放入文件夹，产品或纪念品，发布会后可将可公开的演讲材料、视频和照片等上传网上，将连接发送给记者。
其中，产品可以
产品样品
您可以在礼品包中将样品作为纪念品，与其他物料放在一起。如果样品无法分发，可以通过图片、透视图等方式描述。
背景板/背景墙
带有公司Logo、及发布会主题的背景墙是发布会活动必须的，包括签到背景板、以及演讲背景板。背景板上的内容将出现在新闻发布会的人员后面。价格因尺寸和组装容易程度而异。
背景墙的设计非常重要，因为在发布会现场和后期宣传中，背景墙会多次出现，上面所呈现的内容包括公司Logo、发布会主题能都会随之出现，增加品牌的曝光度。
好看的背景墙，会引发参会人自发拍照传播的欲望。尤其是在邀请艺人的PR活动中，很多情况下会给艺人拍照，拍照背景通常是签到墙，在媒体宣传时品牌也会获得一定的曝光效果。
此外，还可以设计一些带有公司Logo元素的手持相框、条幅、面板、创意脸谱、搞笑装饰等，在新闻发布会上给参会者用于拍摄纪念照片，上面带有PR内容，例如“XX将在XX发布！”，以吸引更多的人拍照，增加品牌及产品的曝光。
新闻发布会当天的分工
在新闻发布会当天，必须预先确定分工，如发言人、媒体沟通人员、接待员、指导人员、音响及麦克风人员等，主要角色如下。
公共关系（2人）：发布会当天，负责媒体跟进和沟通，确保媒体的出席、接待、发布相关资料。
演讲者/发言者：演讲者需要排练走场，在排练中，演讲者站的位置、姿势都要提前考虑到，并要熟悉PPT的遥控操作、调试灯光，如果场地昏暗，尤其需要检查灯光情况。
接待（签到人员及引导人员）：负责参会人的签到，签到时，建议留下参会人名片，媒体签到尤其要注意核对名片，签到完成后，将参会文件包分发给参会人（也可以提前把参会文件包在座位上），然后引导人员负责将参会人引入场内，按次序就坐。
指导人员（2人）负责引导媒体入场，并提前告知媒体拍摄注意事项，比如：演讲者的位置/移动、场地中的灯光布局、以及其他拍摄镜头调整所需的信息。
主持人：可以选择公司内部人员，或外部专业的主持人。发布会前几天，至少每天需要和主持人过两次脚本，并确认工作流程、发言人及演讲人信息、会场音视频音乐信息等。
麦克风工作人员（2人）：负责随时关注演讲人、主持人麦克风的状态，并准备1个以上备用麦克风，在问答环节中，负责将无线麦克风带到会场询问器的负责人，如果会场很大，则需要两人以上在会场左右两边待命。
在发布会前1个小时，至少进行一次最后排练，并检查声音，主持人、演讲者都要进行一次走场。
此外，在新闻发布会闭幕后，进行专场采访时，一名PR（公关）要在受访者和记者旁边等候，控制采访内容，避免问题太长，以影响其他媒体采访时间。
新闻发布会后的跟进
新闻发布会之后，公关人员需要和媒体保持密切联系，询问记者是否有新闻发布会上不清楚的地方、或者跟进记者撰写文章时提出的问题和其他问题，公关人员可能会忙到深夜。通过及时响应各个媒体，会提高品牌对媒体的评价，因此活动结束后请多加注意沟通。
然后， 补充新闻通稿内容（如图片、视频等），和新闻发布机构将新闻通稿的发布时间，这时候新闻发布机构如蜘蛛传媒也会随时响应。通常当天晚上或第二天，新闻将会陆续发布，但媒体发布后并不意味着工作结束了，反而要继续跟进、加深和媒体的关系。在确认媒体发布新闻后，请及时确认文章内容、联系记者致谢，并调动公司内部及外部资源转发、传播文章，记者也会很乐意看到内容被广泛传播。
通过加深和媒体的关系，有可能为品牌带来深入报道的机会。在新闻发布会上，我们主要宣传产品和服务，但也有一些媒体希望深度了解公司的背景、发展、以及背后更多的故事，因此可以安排公司高管对媒体进行回应（如专访的形式），并且对市场趋势、客户需求、公司发展的秘密故事（遇到何种技术上困难/内部的困难、如何克服的）等做展开讨论，将有更多机会在媒体上获得深度曝光。
同样，你也可以策划一系列的主题相互衔接，在新闻发布会后陆续发布，使品牌传播螺旋式上升，实现持续曝光的现象。
新闻发布会的效果评估
PR活动的总结报告中，效果评估是必不可少的一部分。新闻发布会传播的效果评估，衡量方法因公司而异。通常可以以媒体曝光数量、媒体权重、参会者反馈、客户反馈等多个维度衡量。个别情况需要呈现成本效益和效益衡量时，则需要对媒体投放进行广告价值预估，对于网络媒体，文章发布网站的级别，类型、PV值、以及社交媒体溢出效果，搜索引擎（如百度）主要关键词搜索的曝光量等都可以作为参考指标。但是目前市面上并没有权威的、有效的广告价值换算机制。
新闻发布会支持
蜘蛛传媒为企业新闻发布会提供媒体支持，包括媒体邀约、新闻通稿发布、媒体传播效果评估等方案。详情可以通过我们的官网www.english.ispiderpr.com咨询我们的顾问。
